舉辦會議需明确的(de)十五個要素

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　　對于舉辦一(yī)個具有相當規模會議的(de)組織者來說，如(rú)何讓衆多的(de)會議參與者在每一(yī)個環節諸如(rú)簽到、開會、餐飲、娛樂(yuè)、學(xué)習、交流等項目中得到他們想得到的(de)東西，同時又能關注到與會者一(yī)些意想不到的(de)情況，比如(rú)突發的(de)疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決随時都有可(kě)能發生的(de)諸如(rú)發言人沒有及時到場、惡劣的(de)天氣或音響設備失誤等突發事件呢(ne)？作為(wèi)一(yī)個專業的(de)會議管理(lǐ)公司，我們提出以下一(yī)些建議供您參考。
　　
　　一(yī)、确立明确的(de)目标
　　
　　對任何一(yī)個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一(yī)個明确的(de)目的(de)。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的(de)價值，并且能回報投資。
　　
　　二、完善信息的(de)采集與分析
　　　
　　信息的(de)收集極為(wèi)重要，這其中包括了解客戶的(de)需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的(de)出席者、了解媒體、了解預算、分析自(zì)己的(de)不足等。
　　
　　三、追求不斷的(de)創新
　　
　　每一(yī)次會議都是對創新能力的(de)挑戰，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的(de)創新能使每一(yī)次會議都充滿激情與樂(yuè)趣。
　　
　　四、制定周密的(de)計劃
　　
　　無論是甘特圖還是進度表，一(yī)個周密的(de)計劃必須包括會議裏所有的(de)細節，另外，保證定期的(de)追蹤可(kě)以避免一(yī)個周密的(de)計劃成為(wèi)項目經理(lǐ)牆壁上的(de)裝飾。
　　
　　五、實施嚴格的(de)現場管理(lǐ)
　　
　　在進行現場管理(lǐ)時，一(yī)定要嚴格地(dì)對照計劃表上的(de)事項進行操作，任何疏漏都會導緻會議的(de)失敗。此外，現場負責人需要有随機應變的(de)能力（參見14條）
　　
　　六、結束與細緻的(de)總結
　　
　　成功的(de)會議需要有創造性的(de)規劃；積極的(de)談判和(hé)交流的(de)技巧；規範的(de)操作和(hé)财務管理(lǐ)；優秀的(de)包裝和(hé)系統的(de)反饋。在會議結束後總結一(yī)下你提供了多少價值？什麽是你公司的(de)投資收益？與會者明年(nián)還會參加你的(de)會議嗎？将這些答案彙總起來，應用于下一(yī)次的(de)會議計劃。
　　
　　七、争取優秀，而不是完美
　　
　　無論會議大小與否，再好的(de)會議計劃都不可(kě)能達到完美，最重要的(de)事情是建議、設計和(hé)修正。
　　
　　八、了解會議涉及的(de)行業
　　
　　為(wèi)了提供成功的(de)會議管理(lǐ)，組織者必須了解會議所涉及的(de)行業，專業術語和(hé)行業整體趨勢等方面的(de)內(nèi)容。
　　
　　九、不要為(wèi)了省小錢而在大事情上糊塗
　　
　　保證合作的(de)供應商提供高(gāo)品質的(de)服務，千萬不要為(wèi)了省點小錢而犧牲了會議的(de)品質，到最後損失最大的(de)還是你自(zì)己。
　　
　　十、記住、顧客永遠是第一(yī)
　　
　　你的(de)聽衆是你的(de)顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和(hé)接受到價值，他們必須要體會到此次會議的(de)重要性。如(rú)果你覺得有什麽事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一(yī)重要的(de)！
　　
　　十一(yī)、合理(lǐ)控制預算
　　
　　要學(xué)會分析并合理(lǐ)地(dì)使用預算。額外花費的(de)錢應該首先使與會者收益。
　　
　　十二、最大限度地(dì)使用技術
　　
　　技術能給你很多幫助，自(zì)始至終地(dì)盡可(kě)能多使用技術，使得顧客和(hé)工作人員都能很輕松地(dì)運用技術，但是，必須記住不可(kě)用技術代替人與人之間的(de)交流。（技術的(de)運用參看“多媒體會議包裝”）
　　
　　十三、清晰而明确的(de)溝通
　　
　　清晰而明确的(de)交流是整個項目成功的(de)關鍵。想象你是一(yī)個與會者，不了解內(nèi)部的(de)計劃、程序或是後備工作，如(rú)何在最短(duǎn)的(de)時間內(nèi)了解這一(yī)切呢(ne)？
　　
　　十四、成熟的(de)危機管理(lǐ)
　　
　　針對不可(kě)預見的(de)問題與可(kě)能的(de)場景危機，必須準備好解決方案，将最壞的(de)結果羅列出來，然後逐一(yī)提出解決方案。
　　
　　十五、提供足夠的(de)價值
　　
　　為(wèi)了滿足與會者的(de)需求，一(yī)個會議項目應該能提供給聽衆有用的(de)價值，無論是教育還是培訓抑或是新産品發布會或經銷商會議---內(nèi)容是關鍵，充實的(de)內(nèi)容将使價值在會議中得以體現。

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